Palacio negro - Biblioteca de la Universidad de Utrecht

El palacio negro: una biblioteca de cambios


Karla Vanessa Bonilla[i]
Bibliotecóloga
masayita@hotmail.com







Universiteitsbibliotheek Utrecht. Foto’s: Jan Bitter[1]

Wageningen, 8 de Enero 2008


Cuando decidí escribir este artículo, elegí apoyarme en la teoría de ciencia sistémica, desde el punto de vista descriptivo y sensitivo, descartando en todo momento la idea de evaluar, e incorporar mi experiencia profesional como empleada de la biblioteca, como mi experiencia como persona.

En octubre del 2004 inicié a trabajar en la biblioteca de la Universidad de Utrecht del Reino Unido de los Países Bajos. Realmente, llegué como extranjera proveniente de un mundo donde los bibliotecarios nos la ingeniamos para tener las condiciones básicas para prestar los servicios de información. Llegué sinceramente con mi corazón abierto deseando descubrir un nuevo mundo.

Para dar una idea de la biblioteca universitaria de Utrecht (UBU), debo mencionar que esta tiene una historia interesante, que se resume en pocas palabras en el hecho que desde su creación ha experimentado diferentes fases evolutivas, a lo que llamo metamorfosis. La biblioteca universitaria de Utrecht (UBU) fue constituida en 1584; en 1636 asume la característica de biblioteca pública; en el año de 1937 su fondo se incrementa en 140 colecciones de diferente temas y en 1985 su acervo se organiza en 14 bibliotecas institucionales adquiriendo así, el estatus de biblioteca-instituto. En el año 2004 se inicia el proyecto de construcción de un nuevo edificio y es en marzo del 2005 que abre sus puertas al público en nuevo edificio, ubicado estratégicamente en el campo universitario.

La colección de la biblioteca Universitaria de Utrecht está organizada de la siguiente manera. 11 kilómetros de estantería abierta. Teología y filosofía, 2500 metros, 2000 metros para colección general, sociología, 3000 metros, geografía, 16000 metros. 1000 metros para manuscritos y publicaciones antiguas y 280 metros para mapas. Además cuenta con 65 kilómetros de espacio no accesible al público (detrás de los muros negros) y que corresponde a depósitos de colecciones, destacándose 15 metros de colecciones especiales. [2]

Al cruzar las puertas de aquel colosal edificio al que yo llamo palacio negro, me sentí pequeña y sin orientación exacta. Observé con atención las formas lineales del edificio como llamando a la exactitud. Contemplé los tres únicos colores visibles que viste la biblioteca en sus 6 niveles superiores, en el nivel subterráneo y en los sectores accesibles al público como en los ocultos detrás de las paredes.

A simple vista el color negro se resalta en las paredes, techos y en cada uno de los rincones. Vi con atención las mesas de trabajo, estantes y equipos de computación que también eran negros. Realmente tanto negro me resultó una mezcla de misterio, quietud y elegancia.

En forma de contraste vi resaltar el color blanco que pareciera reposar como una alfombra en todo los corredores y en las meses de trabajo. Así mismo mis ojos se fijaban en el rojo-color viviente de los grandes sillones, mostradores, y elevadores. Todavía hoy día, continúo preguntándome de donde ha salido esta inspiración.

Al entrar en el corazón de aquel palacio negro voy descubriendo lo ya conocido. Logro escuchar los latidos de su corazón, entiendo su idioma y razón de vida. Cada vez me siento cada menos extranjera. Con ojos analíticos voy recorriendo cada colección, identificando similitudes y aquello totalmente nuevo para mí. Es en esos momentos de intimidad con la biblioteca que descubro en mi interior, mi identidad bibliotecaria. Descubro que los años de estudios del pasado, continúan formando la base de mi entendimiento.

De este encuentro con la biblioteca más grande del Reino Unido de los Países Bajos, mi primera conclusión es que los colores, formas, tamaños y contenidos pueden variar en las bibliotecas, pero todas ellas tienen la misma razón de existencia, “el usuario”.

En los primero tres meses de mi inserción laboral, combiné mis pausas para hablar con los colegas sobre la historia de aquel colosal palacio negro. Aproveché para conocer la lógica de la organización de las colecciones y lograr descubrir el sentimiento de los trabajadores, que a mi parecer es como el arco iris que produce el efecto de vida en la biblioteca.

El nacimiento del palacio negro
En el año 2003 la biblioteca inició un proceso de reorganización que implicó la integración de las diferentes colecciones existentes en cada una de facultades de la universidad en una biblioteca central. Esta integración hasta hoy en día no ha concluido. El proyecto de centralización implicó que las autoridades aprobaran como prioridad la construcción de un nuevo edificio. El arquitecto Wiel Arets fue el responsable de la creación del palacio negro. La originalidad del edificio ha sido reconocida con la nominación a un el premio de arquitectura contemporánea de la Unión Europea — Premio Mies van der Rohe 2005.[3]

Una biblioteca de cambios

La biblioteca de la Universidad de Utrecht cuenta con diversas colecciones que se encuentran agrupadas según la temática. Una gran parte de sus colecciones está disponible a los usuarios mediante el sistema de estantería abierta. Otras colecciones se encuentran ubicadas en los depósitos de almacenamiento no accesibles para los usuarios. Los depósitos están ubicados detrás de las paredes visibles a las que yo llamo “muros negros” en sus 6 niveles.

No existe un sistema de ordenamiento único, existen alrededor de 125 sistemas de clasificación en los diferentes compartimientos del depósito norte y 100 en el sistema de estantería abierta. Todos los sistemas de clasificación tienen su base en el ordenamiento por materia. Se destacan algunos originados del sistema de clasificación universal (CDU), otros del sistema de facetas, otros de numeración consecutiva y también los de lógica alfanumérica.

Al conocer la existencia de tantos sistemas de ordenamiento, mi primera reacción fue “que tremenda equivocación”, me preguntaba cómo era posible que ocurriera esto en países del primer mundo. Mi decepción no duró mucho, debido a que posteriormente tomé conciencia de la propia historia de cada biblioteca y lo que implicaría en costo (dinero y tiempo) la reclasificación y sobre todo de lo complejo que es tener un sistema único para una diversidad de disciplinas. Ante esta situación los bibliotecarios debemos sentirnos agradecidos de las nuevas tecnologías, ya que solventan enormemente el problema de organización del conocimiento.

El aprovechamiento de las tecnologías y el uso potencial que ofrece World Wide Web para facilitar la transferencia de información es simplemente una revolución para la biblioteca, los empleados y sus usuarios. Stephanie Helferich encargada del área de Relación con el Publica de la Biblioteca, afirma que vista la biblioteca como un todo, no podemos pensar en ella como un biblioteca universitaria tradicional, sino una biblioteca del presente para el futuro.

Del articulo publicado por Eric Sieverts[4] y otros autores sobre IP’s websitetest, se puede concluir que el sistema de información de la biblioteca de la Universidad de Utrecht, ocupa un lugar significativo en el grupo las bibliotecas académicas con mejores buscadores IP en Holanda, pues se caracteriza por que es un sistema fácil, eficiente y rápido para realizar el ciclo de transferencia de información.


Detrás de los muros negros
Mi experiencia en la biblioteca, inicia en el departamento de procesamiento de documentos en el 2004. Por casi diez meses participé en un proyecto de reclasificación producto del proceso de integración de las bibliotecas facultativas. Mi función se limitó al procesamiento técnico de libros (asignación de signaturas y marbetado). Así mismo realicé el registro de nuevos ejemplares de revistas en el sistema de la biblioteca. En este periodo me sentí miembro y parte de la estructura organizativa del palacio negro, pues sin la reclasificación de los libros muy difícilmente podría localizarse la información en las estanterías. Realmente me sentí parte del motor principal de la biblioteca.

Posteriormente por un periodo de nueve meses tuve la suerte de tener la posibilidad de trabajar en el depósito norte, que es lo que para un bibliotecario de Centroamérica llamaría “estanterías cerradas”. - Cualquiera podría visitar la biblioteca de la Universidad de Utrecht y no se daría cuenta que detrás de los muros negros hay oficinas de trabajo, un área de digitalización, colecciones de libros, un área de reparación de libros y documentos y sobre todo personas laborando para los usuarios. - Sinceramente creo difícil que el visitante perciba que detrás de esos muros negros, se encuentra un mundo diferente al que se aprecia afuera.

Cuando llegué a los depósitos, mi primera impresión fue de sorpresa, por ser esto un mundo oculto. No hay contacto con el público; en los depósitos no hay grandes cristales; no hay computadoras y escritorios para cada uno; lo que abunda son libros, estantes y para algunos un trabajo rutinario. Mis primeros días fueron de locura, tenía que aprender a reconocer las diferentes clasificaciones, tenía que estar al ritmo de mis colegas, pues de otra manera me hubiera sentido culpable de recargar el trabajo de ellos. ¡Era para mí un reto, si, un gran reto! El tener que aprender rápido, desarrollar un ritmo de trabajo eficiente, eficaz y consolidar una relación de solidaridad y compañerismo con las otras personas del área.

El motor de motivación.
Sin duda alguna para lograr eficiencia y eficacia se necesita un buen ambiente de trabajo. En el caso personal mi motor central fueron mis colegas. El ambiente de apertura, paciencia y hasta la ternura demostrada por ellos me comprometía a dar lo mejor. - Poco a poco a través de mi experiencia laboral, descubrí que detrás de los muros negros, existe un mundo dinámico e importante para el cumplimento de los objetivos de la biblioteca. Cada vez que recibí la impresión de las solicitudes de préstamo, fantaseaba sobre lo que podría ocurrir si nosotros no atendiéramos estas solicitudes por una semana. - ¡Qué caos podría ocurrir!
- Pobres usuarios, pobres estudiantes, investigadores y docentes - todos ellos sin información. - ¿Qué excusas podrían darles nuestros colegas; qué diría nuestro jefe inmediato y nuestro director? ¡¡Realmente un caos!! - Bueno, después de esta fantasía, me di cuenta de lo importante que es el trabajo de cada uno de nosotros dentro de la biblioteca.

Complejidad en lo rutinario
Casi todo el mundo opina que el trabajo de buscar y colocar un libro es fácil y rutinario. Yo pensaba también lo mismo, hasta que viví la experiencia de encontrarme con problemas de localización de libros raros, así mismo con el problema de sistemas de clasificación complejos y por supuesto, lo difícil que es localizar un libro que ha sido mal ubicado. Esto en verdad requiere de mucha paciencia y ganas de trabajar. Con esto quiero señalar que la correcta administración de una colección en los depósitos de almacenamiento no es tan fácil como se cree.

La biblioteca universitaria de Utrecht, un modelo en evolución

Kees Westerkamp[5] considera que las bibliotecas especiales se encuentran en constante proceso de modernización, lo que ha dado origen a nuevos modelos, destacando el modelo de biblioteca híbrida para aquellas que hoy día ofrecen tanto información análoga como digital. En lo personal y habiendo hecho una revisión de literatura sobre el tema, me atrevo a afirmar que la biblioteca universitaria de Utrecht puede clasificarse como un modelo híbrido en transformación hacia un centro dinámico de información y conocimiento.

El proceso de transformación de la biblioteca universitaria de Utrecht no inicia en la biblioteca, yo me atrevería de decir que se trata de una metamorfosis institucional, por cuanto el componente tecnológico ha impactado en las formas de trabajo de todos los departamentos administrativos y académicos de la institución misma. Dos ejemplos que deseo citar para fundamentar mi aseveración corresponden a dos diferentes portales.

MyUU portal. Es un importante sistema de información que les permite a los estudiantes y empleados de la universidad estar presentes en un espacio virtual. El portal ofrece el acceso a correo electrónico, salas virtuales de estudios, portafolio y acceso a los servicios de la biblioteca. Así mismo ofrece el acceso al periódico de la Universidad y funciones de búsquedas. Una parte del MyUU es "Mi Biblioteca", espacio virtual donde el usuario puede crear su propia biblioteca a partir de libros de su interés y disponibles en la biblioteca.

VetPortal[6]: En la facultad de veterinaria se ha desarrollado un centro de información (webportal) para y de expertos con el objetivo de crear una comunidad de especialistas externos a la Universidad de Utrecht.

Para dar mayo peso a mi opinión sobre el modelo de la biblioteca de Utrecht, deseo citar dos importantes servicios que la biblioteca ofrece y que a continuación brevemente describo.

IGITUR [7]
Un nuevo componente con un nuevo rol. Si, Igitur es un componente importante de la biblioteca de la universidad de Utrecht. El nombre Igitur proveniente del latín significa “entonces, por consiguiente, resumido”. Funciona como una unidad de difusión y archivo de publicaciones científicas en formato electrónico. Su objetivo no es sólo hacer accesible la información, sino estimular la publicación de información científica. Funciona como punto de información, archivo y repositorio dinámico de información académica digital. La información ofrecida por Igitur se caracteriza por haber el alto grado de autenticidad.

OMEGA[8]
Es un servicio ofrecido por la biblioteca de la universidad de Utrecht. Se considera uno de los más importantes y grandes buscadores especializados en publicaciones seriadas. Actualmente el servicio de Omega que ofrece la biblioteca, permite a los usuarios acceder a 353 títulos de revistas y 182.000 artículos científicos de Holanda y alrededor de 16 millones de artículos en el mundo.





Transformación de un sistema de información a un centro de conocimiento

En el 2006 la biblioteca de la universidad de Utrecht inició un nuevo proyecto denominado PARTNER con el objetivo de potenciar el uso máximo de las ICT para la generación de nuevos servicios. El proyecto está orientado a la prestación de condiciones y servicios que faciliten el proceso de transferencia de información y conocimiento. Las áreas de mayor prioridad en que el proyecto se concentra es el desarrollo de procesos de educación, investigación, alumnos y tecnología. El resultado de este proyecto es la creación del modelo Centros Virtuales de Información y Conocimiento (VKC)[9], que visionariamente puedo decir es un modelo que va más allá de los objetivos de la biblioteca digital por cuanto el uso de de diferentes componentes y paquetes tecnológicos (programas y softwares) permiten la implementación de programas educativos y proyectos académicos de investigación. En este sentido podemos pensar en un diálogo directo entre docente-estudiante; investigador-investigador, etc., haciendo posible el proceso de transferencia de información y conocimiento.


Nuevos roles para el trabajador de la información
Para cerrar este pasaje por el palacio negro, considero necesario invitar a la reflexión del nuevo rol que directa o indirectamente nos toca asumir, producto del cambio generado por la inserción de las nuevas tecnologías en el mundo de la biblioteca. - Sin duda alguna esta metamorfosis que vive la biblioteca tiene implicaciones físicas, tecnológicas y humanas. En lo personal visualizo nuevos cambios en el perfil de los que trabajamos en las unidades de información (biblioteca, archivos, centros de documentación) y que a continuación se indican.

1. Rol formativo -educativo que estimulen el uso potencial de la información. Esto implica que el proceso de gerencia de información va mas allá de la administración y planificación correcta de servicios de información, sino la búsqueda de nuevas estrategias y alianzas complementarias para el desarrollo del ciclo de transferencia de información y conocimiento.

2. Rol comunicativo y activo de doble vía y a tres niveles.
Bibliotecario – Usuario - Productor.
Bibliotecario – Bibliotecario – Agencia proveedoras
Bibliotecario – otros

3. Rol participativo con una actitud abierta para conocer y entender en primera instancia como opera la infraestructura tecnológica de su institución, a fin de poder participar en el proceso de programación y aprovechar al máximo las facilidades que ofrece el sistema.

Finalmente solo me queda decir que mi estancia laboral en la Biblioteca Universitaria de Utrecht fue como pasarela entre el presente y el futuro. Un trayecto donde el aprendizaje no sólo se limita a lo profesional sino a lo humano.


[1] http://www.architektur-online.com/archiv/Heft0505/wiel_arets/wiel_arets.html
[2] Marcin en Henryk Gajewski. Universiteitsbibliotheek Utrecht: UBU portrait. 2005.

[3] Documento: Premio de Arquitectura Contemporánea de la Unión Europea Premio Mies van der Rohe 2005. http://www.miesbcn.com/recursos/documentos/1st%20general%20press%20release%20Spanish.doc


[4] IP’s websitetest VIII - Wetenschappelijke Bibliotheken: Meer informatie, strakkere structuren / Eric Sieverts, Peter de Marrez, Harmen Sikkenga, Martien. http://www.library.uu.nl/medew/it/eric/webtest8.pdf
[5] Bart van der Meij, Kees Westerkamp. De digitale Bibliotheek. Utrecht : NVB, 2007.
[6] http://vetportal.library.uu.nl/portal.html
[7] http://www.igitur.nl/nl/default.htm
[8] http://omega.library.uu.nl/seal/omegasearch.php
[9] Karla Vanessa Bonilla. De la biblioteca virtual hacia Centros virtuales de información y conocimiento: estudio de caso de la Biblioteca de la Universidad Técnica de Delft http://bd.ub.es/isko2005/bonilla.pdf
[i] KarlaVanessa Bonilla nació en Managua, Nicaragua el 23 de noviembre del 1966. En el 2005 se nacionalizó holandesa, manteniendo su nacionalidad nicaragüense. Durante el periodo del 2004 al 2007 trabajo en el cargo de Técnico bibliotecario en tres áreas del Departamento de Proceso de documentos.

Finalizó sus estudios de licenciatura y postgrado en ciencias de la información en 1993. En el 2003 realizó un curso post universitario en ciencias de la información en La Haya (Den Haag). Actualmente cursa el doctorado en metodologías y líneas de investigación en bibliotecología y documentación en la Universidad de Salamanca.